Google Tasks: traccia le cose da fare
Ho appena iniziato ad usare Google Tasks e ne sono già entusiasta. Era qualche giorno che stavo cercando un’app per tenere traccia di tutte le cose da fare. Mi serviva qualcosa per monitorare di tutte le scadenze e che sostanzialmente mi creasse una To Do List.
Stavo provando senza troppo entusiasmo il widget di Evernote ed altre soluzioni quando ho trovato Google Tasks ed era esattamente quello di cui avevo bisogno. Vi racconto di questa app di casa Google nell’articolo di oggi!
Mille impegni: tante attività
Se sul lavoro ho i tool aziendali per tenere traccia delle attività da completare, fuori da lavoro ho notato che, complici i miei mille impegni, mi stavo ritrovando sommerso da mille attività che tipicamente tenevo tutte a mente (perdendone qualcuna di tanto in tanto).
Quindi ultimamente ho sentito l’esigenza di avere uno strumento che mi permettesse di fare una lista di tutte le attività in modo da poterle vedere “scritte da qualche parte” e non perdermi per strada dei pezzi.
Le caratteristiche che cercavo
Mi serve una app
Ho provato con agende e taccuini vari, mi piace anche scrivere su carta ma alla fine li trovo molto poco pratici. Vuol dire portarsi in giro qualcosa in più.
Avendo uno smartphone quindi lo strumento per tenere traccia delle attività doveva essere necessariamente una app.
Deve avere un widget
Pensando allo strumento che potesse fare al caso mio ho capito che non solo mi serviva un’app ma che questa doveva avere anche un widget in modo da avere il riepilogo delle attività disponibile sulla home del mio telefono.
Sì lo so, sono pigro, ma aprire una app è uno sforzo in più che poi mi porterebbe a non aprirla rendendola quindi inutile.
Deve gestire più liste
Nel tempo libero ho 4 attività principali tutte con scadenze diverse. Per una mia forma mentis preferisco dividere i vari compiti ognuno in riferimento all’attività di cui fa parte.
Avere un unico calderone dove inserire tutte le attività genererebbe un elenco troppo lungo cosa che è abbastanza demotivante.
Deve gestire le scadenze
Alcune attività sono sostanzialmente libere per la serie “quando lo fai lo fai ma fallo”.
Altre invece hanno delle scadenze ben precise che devo rispettare. Quindi l’app in questione deve anche poter gestire le scadenze.
Impegni ricorrenti
Alcune attività si ripetono nel tempo. Per esempio l’attività “scrivi un nuovo articolo per il blog” ricorre ogni 6 giorni. Nel caso abbiate ancora dei dubbi in merito ve lo confermo: sì sono pigro.
Odio dover aggiornare manualmente gli elenchi quindi l’app dei miei sogni deve poter gestire eventi ricorrenti.
Google Tasks versus Evernote & Trello
Essendo alla ricerca di uno strumento che mi aiutasse tenendo conto delle esigenze che vi ho appena descritto sono partito dalle app che conoscevo prima di scoprire Google Tasks. Ecco un breve resoconto delle app che ho scartato.
Evernote un buon inizio ma mi manca qualcosa
Uso Evernote da almeno un decennio. E’ molto comoda per scrivere note strutturate in taccuini a tema ed ha mille funzionalità. Il mio primo approccio è stato quello di creare un taccuino “TO DO:” e creare una nota per ogni attività. Questo approccio era troppo macchinoso e dispersivo. Poi ho visto che Evernote offre un widget con una To Do List integrata e già questa soluzione si avvicinava maggiormente ai miei bisogni. Due piccole controindicazioni: avevo una lista unica dove mescolare tutti gli impegni ma, soprattutto, non potevo configurare la data di scadenza (è una funzione aggiuntiva a pagamento).
Google Task
Stavo girando per l’app store quando è comparsa Google Tasks: l’ho installata sulla fiducia e, guarda caso, era proprio l’app che faceva al caso mio.
Permette di gestire più elenchi ognuno con la propria to do list, tutti visualizzabili su un widget molto essenziale, posso gestire le scadenze e gli eventi ricorrenti. Insomma ha tutte le funzioni che mi servono. Anzi ci sono un paio di funzioni che non avevo preventivato ma che si rivelano molto utili.
Google Tasks è la soluzione che cercavo.
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Vediamo insieme Google Tasks
Come primo passo dovete installare l’app che, come sempre è disponibile sia per android che per ios.
Una volta installata Google Task creare la vostra To Do list è un’operazione davvero intuitiva: avete una schermata essenzialmente bianca con un grosso tasto più in fondo alla schermata quello che vi serve appunto ad inserire i nuovi task. Appena avviata avete già pronte due liste: la vostra lista personale e quella dei compiti speciali dove vengono mostrati solo i task che contrassegnate con la stellina (lo stesso procedimento che si adotta quando per esempio su Gmail indichiamo una mail come speciale).
A questo punto potete cliccare sul simbolo più in fondo alla schermata e inserire il vostro primo compito da completare. Per ogni compito potete aggiungere:
- La data di scadenza
- La ricorrenza
- Una descrizione del task
- Compiti “secondari”
Google Tasks e ricorrenze
La gestione delle ricorrenze è semplice ed intuitiva. E’ possibile configurare anche periodi “non canonici” come i famosi 6 giorni che uso per la pubblicazione degli articoli.
Questo è molto comodo e va esattamente incontro alle mie esigenze.
Suddividi i compiti
Ogni nuovo impegno inserito su Google Tasks è “divisibile” in una serie di compiti secondari. Questo mi aiuta per suddividere gli impegni gravosi in una serie di compiti minori che poi posso completare più facilmente.
Secondo me poter completare tanti piccoli compiti aiuta anche a livello psicologico nel completamento dell’attività principale.
E voi?
Come gestite le vostre attività? Preferite carta e penna? Usate i post-it? O preferite qualche sistema più tecnologico? Usate altre app che mi consigliereste? Ditemelo nei commenti sono sempre curioso di sperimentare nuove applicazioni!
