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Era da un po’ che non scrivevo articoli sul mondo Toastmasters (qui puoi leggere tutti gli altri articoli della serie), oggi riprendo il filone parlandovi del Club Success Plan: che cos’è, come si sviluppa, quali sono i venefici del compilarlo con cura.
Il Club Success Plan (item 1111) è un documento che tutti i club sono tenuti a redigere ad inizio anno per fare un’analisi degli obiettivi e la valutazione dei rischi che si potrebbero incontrare nel percorso: dal mio punto di vista non è diverso dal fare un itinerario di viaggio.
Il Club Success Plan è di fatto la nostra mappa di viaggio: quando ho presentato questo documento ai soci del mio club, gli Erzelli Toasters, ho fatto l’analogia con la preparazione di un percorso di trekking.
Insomma, proprio come in una bella gita, più pianificheremo accuratamente il nostro viaggio, più questo sarà privo di sorprese e ci troverà pronti all’imprevisto. Per me il Club Success Plan è esattamente questo: la mappa del viaggio che tutti i soci faranno insieme per un anno.
Da chi è composto il team a servizio del club? Sicuramente tutto l’ex-comm (il comitato esecutivo del club) ma ricordatevi di inserire tutte le persone che lo supporteranno durante l’anno (per esempio gli assistenti dei vari vicepresidenti).
I valori in cui crediamo guidano le nostre azioni e le nostre scelte. Oltre ai valori fondamentali di Toastmasters International (Rispetto Integrità Servizio ed Eccellenza) quali valori guidano il comitato esecutivo e, aggiungo io, tutto il club? Definire i valori che ci guidano è alla base del nostro cammino per il successo. Ecco perché questa sezione è praticamente la prima del nostro Club Success plan.
Quali principi operativi guidano l’ex-comm e tutto il club? La fiducia? Il poter imparare in un contesto “sicuro”? La collaborazione? In questa sezione del Club Success Plan definiamo come mettere effettivamente in pratica le azioni che sono conseguenza dei valori che abbiamo identificato al punto precedente.
Quali ostacoli potremmo incontrare durante il nostro viaggio? Per esempio durante il periodo Covid sicuramente un ostacolo è stato passare i meeting online, ora potrebbe essere la gestione dei meeting ibridi. Qui riportiamo qualsiasi possibile problema che potrebbe dover affrontare il club durante l’anno. Come diceva un famoso slogan pubblicitario “meglio prevenire che curare”!
Con che modalità si incontra il comitato esecutivo? Quanto spesso? Usando quali mezzi? Anche definire il protocollo degli incontri ci aiuta a sperimentare, magari per metterci alla prova su quel nuovo strumento che non abbiamo mai provato ma che ci sarebbe sempre piaciuto provare!
Questa sezione è più articolata delle precedenti e tocca diversi aspetti della vita del comitato esecutivo e del club: come decidiamo come affrontare una determinata situazione? Vogliamo essere più burocratici ed applicare le Robert’s rule of order o magari ci basta una discussione franca e sincera finché non arriviamo ad un punto che soddisfa tutti? Come facciamo le comunicazioni (sia verso l’ex-comm che verso il club)? Vogliamo usare un nuovo strumento per metterci alla prova? Magari quella chat whatsapp non è così efficace come vorremmo e vogliamo provare altro? Come si risolvono le differenze di opinione all’interno dell’ex-comm? Come ci si supporta? Come celebreremo i successi dei nostri soci e del nostro club?
Da dove ha inizio il nostro viaggio? Quanti soci abbiamo? Quanti soci vorremmo avere idealmente a fine anno? Quanti dei 10 punti del Distinguish Club Programm (per gli amici DCP, magari scriverò un articolo dedicato) riusciremo a concretizzare? Con quali sfide vogliamo metterci alla prova durante l’anno?
Questa sezione, tipicamente, è compilata dal Vice President Education: in questa sezione si risporta tutta la strategia educativa dell’anno. Quindi vengono trattati aspetti come l’introduzione dei nuovi soci al sistema educativo Pathways e come verrà spiegato l’uso della piattaforma educativa basecamp, e molti altri aspetti su come fare in modo che il percorso educativo di ogni socio venga valorizzato al massimo. Ovviamente include anche una parte di valutazione dei rischi: quali aspetti potrebbero ostacolare il club nel crescere nel suo percorso educativo? Siamo in un club Toastmasters per crescere come leader e come oratori in questa sezione del Club Success Plan proviamo a capire come rendere questa crescita il più efficace e coinvolgente possibile!
La gestione del numero di soci di un club è un aspetto importante del Club Success Plan. Un club, per essere in buona salute, deve avere almeno 20 soci. Da questa considerazione si sviluppano due tematiche: growth e retention.
Quando parliamo di growth, di crescita, ci riferiamo all’acquisizione di soci nuovi all’interno del club. Quali strategie adotteremo per far crescere il club? I soci nuovi sono una risorsa preziosa perché portano nuovi punti di vista e nuove esperienze nel club. Insomma ci arricchiscono con la loro diversità.
Parlando invece di retention, ci si riferisce al fare in modo che un socio decida di continuare a rinnovare la sua quota associativa nel nostro club. Ogni socio che continua il suo percorso nel club porta valore perché può condividere la sua esperienza con i soci nuovi. Quindi come ci comporteremo per fare in modo che i nostri soci decidano di continuare a fare con noi il viaggio?
Essere al servizio del club facendo parte del comitato esecutivo non è solo una questione di entusiasmo, servizio e dedizione: vuol dire anche essere adeguatamente preparati per supportare il club.
Proprio per questo, per tutti i componenti dell’ex-comm, Toastmasters International mette a disposizione due sessioni formative per essere adeguatamente preparati: una ad inizio anno (la sessione estiva), una verso metà anno (la sessione invernale). Ogni Ex-comm deve presenziare con almeno quattro componenti ad entrambe le sessioni.
Quali potrebbero essere potenziali ostacoli alla nostra formazione come membri del comitato esecutivo?
Essere alla guida del club significa anche onorare le scadenze di tesoreria e burocratiche in tempo: in questa sezione del Club Success Plan il comitato esecutivo riporta la sua strategia per fare i rinnovi associativi in tempo e compilare la burocrazia nei termini previsti da Toastmasters International.
La redazione di questo documento non è un semplice atto di burocrazia dovuto nei confronti di Toastmasters International. E’ uno strumento molto potente che ci aiuta sotto diversi aspetti:
Questo articolo nasce come conseguenza della mia partecipazione al progetto Club Accelerator in veste di ospite dove, per l’appunto, ho proprio parlato di Club Success Plan.
Il progetto Club Accelerator è nato da circa un anno e si occupa di affrontare tutte quelle tematiche che possono aiutare un nuovo club a crescere bello sano e forte. Ogni “episodio” progetto club accelerator è consultabile liberamente sia sul canale youtube di Toastmasters Italia, sia sul gruppo facebook “La bacheca di Toastmasters Italia”. Vi lascio nella sezione dedicata tutti i link per accedere ai contenuti! Ed ecco la puntata dove sono stato protagonista.
Quali sono le vostre esperienze con il Club Success Plan? Ne avete mai compilato uno? Avete sperimentato delle redazioni alternative del documento? Condividetelo nei commenti sono curioso e cerco sempre nuovi modi per dare ancora più valore a questo documento!
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