Hai mai fatto caso a quel socio che durante il meeting resta in fondo alla stanza, osserva tutto e ogni tanto prende appunti su quel quadernino con un sorriso malefico stampato in volto? Bhe, è altamente probabile che questo losco figuro sia il General Evaluator del meeting!
Il General Evaluator è, come dice il nome, il valutatore generale del meeting. E’ il responsabile ed il coordinatore del team di valutazione (composto da Timer, AH-Counter, Grammarian e valutatori degli speech) e, a differenza degli altri ruoli di questo team, non si focalizza su un aspetto specifico del meeting, bensì, proverà a dare i suoi feedback sull’andamento globale per aiutare il club a fornire a soci ed ospiti meeting sempre più efficaci per la loro crescita. Inoltre è anche una sorta di “controllo qualità” del meeting per fare il modo che i canoni di qualità previsti da Toastmasters International siano rispettati.
Non fatevi ingannare dalla tentazione di dire: “Ah allora il General Evaluator in pratica deve solo sedersi, guardare come va il meeting e dire quello che secondo lui è migliorabile”. Il lavoro del nostro eroe inizia ben prima, già dalle fasi iniziali della creazione del meeting:
Il General Evaluator controlla anche la fase di preparazione al meeting: tutti i ruoli sono stati trovati in tempo? L’agenda è completa? Sono stati gestiti in modo efficace imprevisti dell’ultimo minuto? Anche queste fasi preliminari, che sembrano “lontane” dal meeting vero e proprio, sono parte della sua valutazione. Un meeting ben preparato nelle fase iniziali sicuramente darà luogo ad un evento più efficace.
Come vi dicevo il General Evaluator è anche il responsabile del team di valutazione quindi, una parte del suo lavoro preliminare è verificare che tutti i soci siano adeguatamente preparati a coprire il loro ruolo tecnico. Se sono soci alla prima esperienza li forma e fornisce loro tutto il materiale e tutti i consigli del caso per affrontare il ruolo nel migliore dei modi.
Durante il meeting il General Evaluator, semplicemente, monitora tutto: dall’allestimento della sala (o della riunione zoom) all’accoglienza degli ospiti. Darà feedback su come sono stati ricoperti tutti i ruoli del meeting (a partire dal suo team) e come ogni ruolo può essere svolto in modo più efficace (si può sempre migliorare). Insomma qualsiasi cosa lui noti che possa essere uno spunto di miglioramento per il club fa parte della sua area di interesse!
Il General Evaluator è un ruolo decisamente impegnativo. Richiede impegno sia prima che durante il meeting. Ma, almeno dal mio punto di vista, è un ruolo che vi regala molto:
Vi permettere di mettervi alla prova nella gestione di un team. Il General Evaluator è il responsabile del team di valutazione quindi dovrà coordinare e formare 6 soci (timer, AH-counter, grammarian e 3 valutatori). E’ un ottimo modo per capire e migliorare la propria leadership nella gestione di un gruppo.
Attenzione a 360°: come dicevo nel titolo questo ruolo mette alla prova la vostra attenzione. Tutto quello che succede prima e durante il meeting può essere oggetto di feedback per il miglioramento. Avere occhi per tutto potrebbe non essere così banale (soprattutto le prime volte).
Migliorare lo spirito critico: soprattutto quando si è soci da un po’ e si fa il General Evaluator nel proprio club è facile che la tendenza sia quella di non notare punti di miglioramento. Il bias cognitivo è dietro l’angolo, siamo nel nostro club, ci piace e siamo abituati a vederlo così. Sarebbe facile pensare “ma sì funziona tutto bene”. Fare il General Evaluator ci aiuta ad obbligarci a vedere le cose da un punto di vista “distaccato” e combattere questo bias cognitivo dato dall’essere “a casa nostra” più o meno il famigerato “confirmation bias”.
Conduzione del meeting: il General Evaluator tipicamente conduce la parte del meeting dedicata alle valutazioni. Introduce i valutatori ed il ruoli tecnici spiegando qual è lo scopo di ogni ruolo e come ci aiuta. Riuscirete ad essere avvincenti ed a trasmettere il valore di quei ruoli?
Migliora le vostri doti di public speaking: come tutti i ruoli tecnici avrete l’occasione i riportare i vostri feedback (tipicamente il vostro intervento dura 5/6 minuti). E’ sempre un’ottima occasione per parlare in pubblico e riportare il vostro pensiero costruttivo su come migliorare (ulteriormente) la qualità del meeting.
Nelle fasi preparatorie del meeting controlla come si sviluppa l’agenda e come vengono gestiti gli imprevisti. Se pensi che in questa fase ci siano procedure migliorabili puoi sempre suggerire un metodo alternativo per migliorare questa procedura. Ricordati che è sempre una buona pratica fornire un consiglio pratico su come migliorare un qualsiasi aspetto del meeting.
Tutti i soci del tuo team sono pronti ad affrontare il ruolo? Sanno cosa fare? Hanno tutto il materiale che servirà durante il meeting? I valutatori si sono preparati adeguatamente sul progetto che dovranno valutare? Hanno parlato con il loro speaker di riferimento? Questa parte preparatoria è tutta a carico del General Evaluator. I feedback sono la parte più importante del meeting: fai in modo che il team di valutazione sia adeguatamente formato per dare al club feedback utili ed efficaci.
Questo ovviamente vale per i meeting in presenza: trova una posizione strategica (tipicamente in fondo alla sala) per avere la visione completa di quello che succede durante il meeting e come reagisce il pubblico. Non va tralasciato nessun aspetto. Mi ricordo un meeting dove il General Evaluator ha fatto notare che una porta sul fondo della sala era rimasta aperta e da lì potevano arrivare rumori che in potenza avrebbero potuto disturbare gli speaker. Per inciso non ci aveva fatto caso nessuno, ma si è rivelato un ottimo consiglio per i meeting successivi!
Come dicevo prima, almeno per me, lo sforzo più grande è quello di essere oggettivo e distaccarmi dal fatto che sto facendo il General Evaluator in un meeting del mio club. La tentazione è quella di dire “funziona tutto bene” ma questo pensiero è solo dovuto dalla routine di vedere un format a cui sono abituato. Tutti possiamo migliorare e “abbiamo sempre fatto così” è di fatto un grande ostacolo al migliorarsi come club.
Spesso, soprattutto ora che siamo tutti online, è comune avere ospiti durante un meeting. Come sono stati gestiti gli ospiti? Sono stati accolti calorosamente e introdotti al club? I ruoli sono stati spiegati in modo chiaro e comprensibile anche per chi non conosce il mondo Toastmasters? Sono stati coinvolti nel meeting (magari nel Table Topics)? A fine meeting hanno dato un proprio feedback riguardo all’evento a cui hanno assistito? Ricordati che gli ospiti di oggi potrebbero essere i soci di domani!
Dal mio punto di vista è la domanda fondamentale a cui un General Evaluator deve rispondere. Stai attento ai dettagli: anche se è un aspetto minore del meeting non trascurare nulla e dai feedback anche su quello. Ricordati che anche come viene usato zoom e tutta la parte tecnica del meeting è un’ottima area dove dare spunti di miglioramento!
Voi come affrontate questo ruolo? Quali accorgimenti adottate per organizzarvi con il vostro team di valutazione? Quali consigli dareste per affinare un’attenzione che sia davvero a 360°? Che strategie adottate a fine meeting per offrire il vostro feedback al club? Insomma quali consigli vi sentite di dare ad una persona che affronta questo ruolo per la prima volta? Ditemelo e discutiamone nei commenti!
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