Il timer: concentrazione e gestione del tempo

Tempo di lettura: 7 minuti

Il timer è tipicamente uno dei primi ruoli che si affrontano partecipando attivamente ad un meeting Toastmasters. Questo ruolo, ad una prima impressione, può sembrare molto semplice: in fin dei conti “basta solo cronometrare tutto”. In realtà è un ruolo molto sfidante, soprattutto per chi non lo ha ricoperto precedentemente. Il ruolo del timer in un meeting Toastmasters mette alla prova la vostra concentrazione e vi aiuta proprio a sviluppare questa capacità. Vediamo in questo articolo qualche piccolo suggerimento su come affrontare questo ruolo e quali capacità può aiutarvi a sviluppare!

Cosa fa il timer durante un meeting

Il timer, durante un meeting Toastmasters ha due compiti principali:

Monitora l’andamento globale della serata ed aiuta il presentatore (Toastmaster of the day) a gestire il meeting garantendo di restare quanto più aderenti alla scaletta prevista.
Monitora la durata di ogni singolo intervento dando indicazioni a tutte le persone che si susseguono sul palco in merito al loro uso del tempo per fare in modo che ogni parte del meeting sfrutti il tempo nel migliore modo possibile.

Il timer durante un meeting Toastmasters segnala ai vari speaker sul palco quanto tempo hanno ancora a disposizione usando tipicamente dei cartellini, vediamo come:

I ferri del mestiere di un buon timer

Agenda dettagliata del meeting

Avere l’agenda dettagliata è la base: questa vi permette di monitorare ogni singolo intervento (anche quelli più brevi da un minuto) ed avere l’idea di quanto si stia rispettando la tabella di marcia.

Cartellini

L’attrezzatura standard prevede i tre cartellini colorati (uno verde uno giallo e uno rosso) ma, soprattutto per i meeting online, potete dare spazio alla fantasia! Dagli sfondi zoom ad oggetti del colore giusto!

Cronometro

Se l’agenda è imprescindibile, il cronometro è indispensabile! Ovviamente dovrete tenere traccia della durata di ogni intervento quindi un cronometro (anche quello dello smartphone va benissimo) è d’obbligo!

Timer Log

Sicuramente vi servirà un foglio o qualche supporto dove annotare i tempi di ogni oratore sul palco. Un foglio qualunque va benissimo ma, se volete usare i potenti mezzi ufficiali di Toastmasters International in fondo all’articolo vi ho lasciato un po’ di risorse utili!

Come usare i cartellini

Chiunque abbia visto un’agenda Toastmasters sa che per ogni intervento che si succede sul palco ci sono tre indicazioni temporali. Per esempio per un discorso standard sarà comune trovare in agenda (5:00 6:00 7:00) queste tre durate sono legate alle segnalazioni che il timer notificherà allo speaker:

Prima dello scoccare del quinto minuto il timer non solleverà alcun cartellino e non darà alcuna indicazione.
Al quinto minuto dall’inizio del discorso il timer solleverà il cartellino verde: questo notifica allo speaker che il tempo minimo per il suo intervento è stato raggiunto quindi da quel momento in poi può terminare il suo discorso. Ovviamente lo speaker sa anche che ha ancora due minuti per concludere il suo intervento.
Al sesto minuto dall’inizio del discorso il timer solleverà il cartellino giallo: questa azione notifica allo speaker che ha raggiunto il tempo intermedio riservato al suo intervento. Lo speaker sa inoltre che ha un minuto per terminare il proprio discorso e potrebbe essere una buona idea avviarsi alla conclusione.
Al settimo minuto dall’inizio del discorso il timer solleverà il cartellino rosso: il tempo riservato a quell’intervento è concluso, lo speaker ha un bonus di trenta secondi per terminare il suo intervento. Se non lo dovesse fare….bhe sta alla fantasia del timer scegliere come interrompere lo speaker: c’è chi suona una campanella, chi inizia ad applaudire insomma, largo alla fantasia! E voi? Che metodo usate? Ditemelo nei commenti!

Istintivamente è comune pensare “se mi fermo sul verde sono stato bravo, più mi avvicino al rosso peggio è”, in realtà questa convinzione è errata: il cartellino verde va interpretato come “hai ancora tanto tempo a tua disposizione” mentre il rosso è “hai sfruttato tutto il tempo che era dedicato a te”. Quindi un socio Toastmaster punterà sempre ad avvicinarsi il più possibile ad un cartellino rosso (o addirittura a superarlo sempre restando nei trenta secondi di grazia).

Quando alzare i cartellini

Per semplicità vi riporto qui le durate standard dei vari interventi e quando alzare i cartellini nei casi standard.

Speech: G 5:00, A 6:00, R 7:00
Evaluation: G 2:00, A 2:30, R 3:00
Table Topics: G 1:00, A 1:30, R 2:00

G = Green/Verde, A = Amber/Giallo, R = Red/Rosso

Ricordatevi che alcuni progetti non rispettano queste tempistiche quindi in agenda troverete le indicazioni temporali per quel caso specifico.

Perchè dovrei fare il timer in un meeting?

Se avete letto tutto fino a qui sicuramente vi starete chiedendo: “ma se passo l’intero meeting a guardare il cronometro ed alzare cartellini, non sarò troppo occupato a gestire questo ruolo per godermi il meeting?”.

Sì, è vero, le prime volte che si fa il timer non è banale riuscire a seguire il meeting senza dimenticarsi di fare il proprio lavoro. Soprattutto quando sul palco c’è uno speaker bravo che ci cattura con il suo speech. La prima volta che ho fatto il timer mi sono imposto di non ascoltare nulla e non guardare nessuno proprio per non distrarmi e, ovviamente, non ricordo nulla di quel meeting.

Ma quindi cosa “ci portiamo a casa” ricoprendo il ruolo di timer in un meeting toastmasters?

Ricoprire il ruolo del timer ci sfida a mantenere alta la concentrazione per l’intera durata del meeting. Il livello di attenzione tipicamente inizia ad abbassarsi dopo circa 45 minuti. Un meeting dura almeno il doppio del tempo. In buona sostanza il timer ci aiuta ad allenare la concentrazione!
Ricoprire il ruolo del timer ci aiuta poi a gestire meglio il tempo quando nostra volta saremo oratori. Dopo aver fatto il timer di solito si sta più attenti a rispettare il tempo minimo concesso e non sforare il tempo massimo.
Durante il meeting il timer ha uno o più interventi (molto ridotti) dove riporta i tempi dei vari interventi. E’ una buona occasione per mettervi alla prova in un mini speech dove dovete dare tutte le informazioni salienti in pochi minuti. Saprete essere concisi ma esaustivi?

Consigli pratici per il timer

Trova una posizione strategica

Prima del meeting scegli una postazione dove tu possa essere comodamente visibile dagli speaker. In questo modo durante il discorso potranno vederti senza “doverti cercare”. Se il meeting è online su zoom gli speaker possono sempre “pinnarti” per vederti in modo chiaro.

Quando ti presenti

Ad inizio meeting dovrai presentare il tuo ruolo, hai tipicamente un paio di minuti. Usali non solo per dire che terrai traccia del tempo di ogni intervento ma approfittane per spiegare come segnalerai i vari momenti dei discorsi e cosa significano queste indicazioni. Ricordati che stai facendo il timer per supportare i soci a sfruttare meglio il tempo dedicato per i loro interventi e non per redarguirli se sbagliano. Potrebbe essere carino, se hai tempo, ricordarlo. Se è la prima volta che lo fai, il mio consiglio è di evitare di specificarlo (frasi come “scusate è la prima volta che lo faccio, potrei sbagliare”): siamo tutti al meeting per migliorarci ed accogliere i feedback degli altri soci.

Presente ma non invasivo

Durante il meeting ricordati di segnalare in maniera chiara le varie indicazioni in modo che siano visibili da chi parla sul palco. Potresti avere l’impressione che l’oratore di turno non ti abbia visto, resisti alla tentazione di sventolare i cartellini o attirare in qualche la sua attenzione: potresti distrarlo. Alza semplicemente il cartellino giusto al momento giusto e tutto andrà bene.

Tieni su i cartellini

Quando alzi un cartellino tienilo alzato fino al cartellino successivo. Se per esempio sei in uno speech che dura da 5 a 7 minuti il cartellino verde va tenuto alzato per un minuto fino al cartellino giallo. Lo speaker potrebbe non vedere la segnalazione se tu alzassi il cartellino per abbassarlo subito dopo.

Ricordati di monitorare tutti

Non focalizzarti solo sugli speaker e sui valutatori. Per fare un esempio il Toastmasters of the day ha diversi interventi molto brevi (tipicamente da un minuto), anche lui ha bisogno delle tue indicazioni. Se salgono sul palco vanno cronometrati!

Feedback finali

A fine meeting il general evaluator chiederà il tuo report. Ricordati che in quel momento stai dando un feedback: se alcuni interventi sono stati troppo brevi magari puoi motivare lo speaker ad usare meglio il tempo che aveva a disposizione. Se uno speaker è andato lungo puoi aiutarlo a capire dove poteva essere più conciso. Se il Toastmasters of the day è riuscito a recuperare un ritardo che si stava accumulando sulla tabella di marcia complimentati con lui. Ricordati che, come timer, sei al meeting per dare feedback utili ai soci su come migliorare: non ti limitare a leggere le varie durate che hai registrato durante i vari interventi.

Risorse utili per il timer

Qui vi lascio qualche risorsa utile per quando farete il timer (perchè lo so che dopo una presentazione del genere correrete tutti dal vostro VPE implorando di poter fare il timer al prossimo meeting).

A Toastmaster wears many hats – la mini guida a tutti i ruoli
Timer Script and Log – il foglio ufficiale per tenere traccia dei tempi di ogni speaker
Timer Zoom Background – gli sfondi zoom per fare il timer online

Effetti collaterali fuori dai meeting Toastmasters

Totale insofferenza in qualsiasi incontro o riunione dove non sia presente l’agenda perchè “se non c’è un’agenda e non si sa chi parlerà, di cosa e per quanto tempo allora non porterà a nulla”.
Riflesso condizionato nell’alzare il cartellino rosso quando una persona parla più di 7 minuti.
Riflesso pavloviano con occhi al cielo quando qualcuno nel meeting esordisce con “sarò breve”.
Gioia profonda quando poi però lo speaker di turno è breve davvero.
Odio profondo per qualsiasi intervento non “time-boxed”.
Perdita di interesse ed attenzione quando un incontro pianificato per una durata di 30 minuti inizia a durare 31 minuti e la gente continua a parlare noncurante che il tempo è finito da ben 1 minuto!

E voi?

Cari amici Toastmasters avete aneddoti interessanti sulle vostre esperienza da timer? Perché consigliereste a qualcuno di provare a fare il timer in un meeting Toastmasters? In che modo interrompete gli speaker quando vanno fuori tempo massimo? Qual è stata la vostra esperienza da timer più divertente?

Raccontatemelo nei commenti!

Questo era solo il primo di una serie di articoli sui ruoli in un meeting Toastmasters: se non volete perdervi le prossime puntate vi consiglio di iscrivervi alla mailing list per rimanere sempre aggiornati sui prossimi articoli!

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Alessandro

Ingegnere, musicista e public speaker per diletto. Appassionato di programmazione, tecnologia e qualsiasi cosa possa definirsi anche minimamente nerd!