Ed eccoci arrivati al famigerato Toastmaster of the day: il presentatore dell’evento! Questo ruolo probabilmente è uno dei ruoli più impegnativi del meeting sia in termini di preparazione preventiva che durante lo svolgimento dell’incontro stesso. Infatti il Toastmaster of the day non solo introdurrà tutti gli interventi del meeting ma è parte integrante della preparazione del meeting stesso! E’ decisamente una bella sfida che mette sicuramente alla prova ma che, come tutti i ruoli in un meeting Toastmasters può davvero farci crescere molto.
Sta a lui infatti fare in modo che il meeting proceda senza intoppi o riuscendo a gestire imprevisti dell’ultimo minuto senza che la qualità del meeting ne risenta. E’ suo compito fare in modo che tutti gli interventi vengano presentati in maniera chiara ed esauriente ed il tutto risulti fruibile anche per esempio da un ospite totalmente digiuno di Toastmasters.
E’ proprio il Toastmaster of the day che ci accompagna per mano lungo il meeting, spesso scegliendo un tema del giorno che riesca ad accomunare tutti gli interventi dell’incontro in modo da rendere tutto l’evento più organico.
Ma non pensiate che si lavora solo durante il meeting: il lavoro del nostro eroe inizia ben prima! In fase di preparazione del meeting si coordina con il Vice President Education del club per far sì che la scaletta sia completa e si confronta con tutti quelli che interverranno sul palco (reale o virtuale) per assecondare al meglio le loro esigenze.
Insomma, è un lavoro impegnativo, l’ho già detto, ma è ampiamente ripagato quando a fine meeting tutti i soci e gli ospiti escono soddisfatti dalla serata!
Il Toastmaster of the day ci aiuta ad affinare diverse capacità visti i numerosi ambiti in cui interviene prima e durante un meeting:
Il VPE ed il General Evaluator sono i due ruoli che più ti aiutano nella riuscita del meeting. Coordinati con loro per verificare che tutti i ruoli siano coperti adeguatamente. Confrontati con loro soprattutto nel caso in cui qualche ruolo sia mancante o ci siano defezioni dell’ultimo minuto: l’unione fa la forza!
Prima del meeting intervista tutti gli speaker ma anche tutti quei soci che andrai ad introdurre per capire come ottemperare alle loro esigenze. Intervistando gli speaker familiarizza con il progetto che stanno presentando, con il pathway che stanno seguendo e quale obiettivo vogliono raggiungere. La tua presentazione può essere il trampolino di lancio per uno speech memorabile, sarai tu a preparare il pubblico in modo adeguato!
Quando ricopro il ruolo di Toastmaster of the Day faccio sempre due chiacchiere con il Table Topic Master: tipicamente tento sempre di allineare il tema del meeting con il suo table topics oppure chiedo a lui di adeguarsi al mio tema del giorno (se non l’ha ancora preparato). Trovare una chiave comune anche per la sessione improvvisazione potrebbe dare più omogeneità al meeting.
Dopo aver fatto le interviste di rito potresti avere le idee più chiare sul tema del giorno: quale sarà il fil rouge che legherà tutti gli interventi? In alcuni club il tema del giorno prevede anche una domanda “a tradimento” che viene fatta a tutti coloro che saliranno sul palco. Di solito per il tema del giorno mi piace cercare riferimenti storici o anniversari importanti che possano essere un buon filo conduttore.
Potresti avere degli ospiti o dei soci nuovi: ricordati che non tutti capiscono la nostra terminologia tecnica. Quando introduci i vari interventi ricordati di presentarli in modo che quello che sta per succedere sul palco sia chiaro e comprensibile anche da chi non mastica il gergo Toastmasters!
La legge di Murphy è la migliore amica del Toastmaster of the day: “se qualcosa può andare storto lo farà”. Ebbene sì, per quanto tu possa esserti preparato potrebbe accadere qualche piccolo imprevisto atto a scombussolarti la scaletta della serata. Resta calmo, fai un bel sorriso e gestisci l’imprevisto nel modo migliore possibile. The show must go on!
E voi come affrontate questo ruolo? Quali imprevisti avete dovuto fare i conti? Quali sono stati gli imprevisti più assurdi? E le richieste più strane? Come gestite il tema del giorno? A cosa vi ispirate? Come sempre sapete che sono curioso, raccontatemelo nei commenti!
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