Treasurer: gestire il bilancio del club

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Eccoci alla seconda puntata della serie di articoli riguardanti i ruoli di un exComm Toastmasters. Dopo aver presentato brevemente tutti i ruoli dell’executive committee ed aver presentato il ruolo di sergeant at arms oggi, in questa seconda puntata, parliamo del Treasurer. Questo ruolo dell’exComm gestisce tutte le finanze del club e si occupa di tutti i pagamenti. Un altro modo, con tematiche diverse, per mettere alla prova la vostra leadership.

Treasurer: termini di servizio

Il Treasurer, come per tutte le cariche dell’exComm è in carica per sei mesi o per un anno (questo dipende dalla costituzione del club). Il servizio parte dal primo luglio (l’inizio dell’anno Toastmasters) e si protrae fino al 31 Dicembre (nel caso di carica semestrale) o fino al 30 Giugno (carica annuale).

Come diventare Treasurer

Tutte le cariche del executive committee entrante sono elette dal club tipicamente intorno a Maggio/Giugno in modo da essere operativi a Luglio. Il processo di candidatura ed elezione è organizzato e gestito dall’Immediate Past President dell’anno in corso. Sarà l’IPP a raccogliere le candidature e a gestire il processo di elezione.

Quindi se stai pensando di servire il tuo club Toastmasters ricoprendo questo ruolo chiama subito il tuo immediate Past President e candidati per questa posizione!

Cosa fa un Treasurer?

Gestisce il bilancio

Il Treasurer non è solo il “bancomat umano” del club: è anche quella persona che analizza le finanaze del club, fa una stima delle spese e valuta come i beni monetari del club andranno ad oscillare durante l’anno. Insomma preparatevi a diventare intimi con termini come bilancio preventivo e bilancio consuntivo. E se non avete idea di quale sia la differenza date un’occhiata qui!

Quindi sarà lui a capire se, per esempio, il club può permettersi quella nuova sala super attrezzata che piace tanto al Sergeant at Arms ma che purtroppo costa un po’ di più.

Raccoglie le quote associative

Sembra scontato a dirsi, ma, per pagare Toastmasters international durante i due rinnovi annuali, prima quei soldi bisogna raccoglierli: quindi è proprio il Treasurer che si occupa della campagna per la raccolta delle quote. Una volta l’anno? Due in occasione dei rinnovi? Con che mezzo? Un classico bonifico? Una soluzione più tecnologica come Stripe o Satispay? Questi sono alcuni aspetti che sicuramente il Treasurer affronterà nel definire quale sia la strategia migliore di raccolta.

Versa tutti i pagamenti

Pagare in tempo il dovuto all’associazione è un impegno ed un servizio che si fa ai soci (pagare gli oneri in tempo è uno dei punti che viene preso in considerazione per il Distinguished Club Program). Ed è anche un modo per familiarizzare con la piattaforma di Toastmasters International e tutti quei piccoli accorgimenti che permettono di gestire la procedura in modo facile e veloce (per esempio non ridursi all’ultimo giorno può essere un’ottima idea per non trovare il portale “intasato” da tutti i pagamenti mondiali e quindi ritrovarsi impossibilitati a pagare).

Ovviamente gestisce anche pagamenti diversi per materiali o altre necessità del club.

Impegni burocratici

Come tutti i ruoli di Leadership Toastmaster il Sergeant at arms ha qualche piccolo impegno “burocratico”:

Deve partecipare due volte l’anno al Club Officer Training, la sessione di formazione per i soci che fanno parte dell’exComm. La sua partecipazione aiuta il club nel Distinguished Club Program.
Partecipa alle riunioni del executive committee, quelle riunioni dove il l’exComm fa il punto della situazione e pianifica le azioni successive.
Raccoglie tutte le quote di iscrizione dai soci una o due volte l’anno a seconda della costituzione del club.
Si occupa di effettuare i rinnovi delle membership sul portale di Toastmasters International entro il 30 Settembre ed entro il 31 Marzo.
Se richiesto o necessario produce tutta la documentazione di audit a seconda della legislazione vigente.

Perchè candidarsi Treasurer?

Il ruolo di Treasurer, come ogni ruolo Toastmasters, vi mette di fronte a tante opportunità di crescita, apprendimento e, ovviamente, leadership.

Fare il Treasurer non è solo fare pagamenti. E’ opportuno fare un bilancio preventivo su quali saranno le spese durante l’anno, come varieranno i prezzi, fare un’analisi sull’anno in corso per non avere brutte sorprese in corso d’opera. Se non hai mai fatto un bilancio preventivo di inizio anno, o uno consutivo di fine mandato questa è un’ottima occasione per farlo in un ambiente dove il bilancio è piccolo e facilmente gestibile.
Gestire un flusso di cassa può non essere banale soprattutto se il numero di soci è alto. Imparare a contabilizzare tutto in un modo comodo e intuitivo è sicuramente una capacità utile in molte realtà al di fuori di Toastmasters. Anche gestire degli aridi numeri su un foglio excel è leadership!
Gestione casi speciali: il Treasurer fa tutti i conti dell’anno sulla base delle spese previste, e fin qui è facile. Ma a volte ci si ritrova a gestire spese impreviste o comunque non preventivabili a inizio anno. Un qualsiasi evento “fuori dalla normale amministrazione” andrà valutato e studiato per soppesare l’impatto dello stesso sul bilancio.
Pianificazione della campagna di rinnovi: spetta proprio al Treasurer capire come gestire la campagna di rinnovi, sia a livello tecnico (quindi che mezzi usare) ma anche a livello di comunicazione. Come contattare i soci, pianificare eventualmente un remind per quelli più distratti e, più genericamente, come assicurarsi che tutti i soci interessati rinnovino in tempo. Non a caso anche questa tematica è riportata nel Club Success Plan.
E’ un ottimo ruolo per familiarizzare con i processi bancari o magari sfidarsi con nuove piattaforme o tecnologie nel caso si vogliano abilitare metodi di pagamento alternativi.

Materiale utile: club leadership book

Come sempre in Toastmasters, qualunque sia la tua domanda, esiste un manuale dedicato con la risposta.

In questo caso il manuale di riferimento con tutta la spiegazione dettagliata sui ruoli, sui doveri e sulle sfide di ogni ruolo, è l’Item 1310 – Club Leadership HandBook.

Per qualsiasi dubbio questo è il manuale che fa per te o, in alternativa, contatta il tuo immediate past president o qualsiasi membro del tuo exComm: sapranno sicuramente aiutarti!

Tutti gli articoli della serie

Ecco tutti gli ariticoli sui ruoli dell’exComm di un Club Toastmasters:

E voi?

Avete già risoperto questo ruolo? Cosa avete imparato? Quale sfida inaspettata avete dovuto gestire che vi regalato nuove competenze inattese? Perchè consigliereste questo ruolo ad un socio che vuole entrare nell’exComm di un club Toastmasters?

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Alessandro

Ingegnere, musicista e public speaker per diletto. Appassionato di programmazione, tecnologia e qualsiasi cosa possa definirsi anche minimamente nerd!