Tutti usano Google: ricerche, mail, storage dati, domotica…chi più ne ha più ne metta. Ma non tutti sanno che Google nasconde diverse funzionalità che possono semplificare in maniera significativa la vita e l’operatività di tutti i giorni, quelli che ho raccontato nel webinar Google “life-hack”.
Anche questo webinar è un’attività relativa al mondo Toastmasters esattamente come lo special meeting del quale vi ho parlato in questo articolo. L’idea di questo webinar nasce parecchi mesi fa, durante la Division Conference di Toastmasters International. In quell’occasione una socia Toastmasters mi stava dando il suo indirizzo e-mail (una classica mail nome.cognome@gmail.com) quando, senza nemmeno pensarci, ho risposto “i punti non servono”.
Davanti a questa affermazione la socia è rimasta incredula così mi sono ritrovato a spiegarle che scrivere a nome.cognome@gmail.com equivale a scrivere a nomecognome@gmail.com o a no.me.co.gno.me@gmail.com.
Proprio dall’incredulità di quest socia ho pensato che forse, quei trucchetti che davo per scontati, tanto scontati non erano. Da questa considerazione nasce il webinar Google “life-hack” che presentato giovedì scorso nel primo webinar di Divisione di Toastmasters Italia (ovvero la famigerata Divisione A di cui vi parlavo poco fa).
In realtà nel webinar Google “life-hack” non ho presentato nulla di sconvolgente o segreto. Anzi probabilmente per molti magari è stata la scoperta dell’acqua calda. Vi riporto di seguito i punti più corposi del webinar (che prossimamente sarà disponibile probabilmente su youtube).
Ogni mail gmail permette di creare infiniti alias usando o i punti o i più. Quindi se la vostra casella mail è user@gmail.com potete creare alias tipo us.er@gmail.com o user+qualcosa@gmail.com: riceverete i messaggi sempre sulla vostra casella principale.
L’uso degli alias è molto utile per capire chi vi scrive soprattutto per capire quale servizio sta mandandovi comunicazioni, o peggio, spam. Usando un alias diverso per ogni servizio (supponiamo che vi iscriviate al servizio1 usando l’alias user+servizio1@gmail.com) saprete che tutta la posta indirizzata a quell’alias arriverà dal servizio1. Quindi se per esempio iniziate a ricevere spam diretto all’alias user+servizio1@gmail.com saprete che a prescindere dal mittente ed a prescindere dal contenuto (che potrebbe non essere legato direttamente al servizio1) sarà proprio quel servizio a mandarvi il messaggio.
Inoltre, usare gli alias, vi aiuta ad ordinare meglio le mail che ricevete visto che servizio1, a prescindere dalla mail che userà per inviarvi le comunicazioni, userà sempre il vostro alias come destinatario. Quindi per voi sarà sempre estremamente semplice filtrare la posta per destinatario usando l’alias di vostro interesse.
Google Groups vi permette di creare gruppi di distribuzione anche se, in realtà può davvero ottimizzare il vostro lavoro (io ne faccio un uso smodato). Creare un Google Groups vi permette di usare una serie di “life-hack” (come ho spiegato nel webinar) che possono ottimizzare sensibilmente le vostre giornate!
Creando un Google Group otterete una casella mail del tipo nome-gruppo@googlegroups.com. Bene tutto quello che farete verso questa casella verrà inoltrato direttamente a tutti i membri del gruppo, i “life-hack” che uso di più sono sicuramente:
Usare il Google Group per inviare le mail: mettendo come destinatario nome-gruppo@googlegroups.com tutti i membri del gruppo riceveranno la comunicazione (ma va? davvero?)
Un altro “life-hack” molto utile è usare il Google Group per mandare invitation tramite Google Calendar: invitando al vostro evento nome-gruppo@googlegroups.com inviterete in automatico tutti i membri del gruppo. Questo trucco è molto comodo quando dovete invitare tanti utenti: un evento google è progettato per gestire 200 inviti. Ma un Google Groups può contenere fino a 100000 utenti. Quindi invitando il nome-gruppo@googlegoups.com inviterete formalmente un utente ma, nella pratica, l’invito può arrivare fino a 100000 (CENTOMILAHHHHHH) utenti diversi!
E visto che di fatto creare un Google Group vuol dire creare una mail allora perchè non usare il gruppo per condividere file attraverso Google Drive? Questo “life-hack” vi permette di condividere un file a più utenti (ovvero a tutti i i membri del gruppo) semplicemente condividendo il file con nome-gruppo@googlegroups.com. Questo Google “life-hack” ha principalmente due vantaggi:
1) Potete condividere il file fino a 100000 persone con una sola condivisione.
2) Nel momento in cui bisogna togliere i diritti di condivisione ad un membro del gruppo invece che cercare tutti i file che gli avete condiviso e rimuovere i diritti di condivisione file per file (e magari si parla di centinaia di files), vi basterà andare sul Google Groups e rimuovere quell’utente dal gruppo: in pochi istanti perderà tutti i diritti di condivisione e l’accesso a tutti i file condivisi col gruppo.
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Uno dei plug-in di Gmail che mi piace è quello che "controlla" se stai scrivendo in modo tale da "compromettere" la tua autorevolezza in un certo campo, ad esempio non ti fa scrivere cose come " non sono un'esperta il n questo campo ma..." Se sei l'esperto, dì la tua e basta!
Si chiama "Just no Sorry"